Для писем лучше подходят естественные абзацы, а не списки, шаги и явные блоки в стиле чата.
Уберите лишние списки, выровняйте переносы и сократите слишком «чатовую» структуру, чтобы текст лучше подошёл для Gmail или Outlook.
До: - Здравствуйте, команда - Я предлагаю три шага - Первый шаг. После: Здравствуйте, команда. Я предлагаю три шага. Первый шаг.
Потому что формат ответа для чата и формат письма обычно сильно отличаются.
Он помогает, но после копирования всё равно часто остаются переносы и структурные следы.